口座振替（引き落とし）のデータは、振込データの作り方の延長では作れない

月謝や会費、家賃、保守料金など、毎月決まった金額をお客様の口座から引き落とす「口座振替」を始めることになった。振込データなら毎月作っているので、同じ要領で作れるだろう——そう考えて取りかかると、思わぬところで手が止まります。

⚠️ 言葉の整理：振込は、自社の口座から取引先や従業員の口座へお金を送る手続きです。口座振替はその逆で、お客様（預金者）の口座から代金を引き落とし、自社の口座へ入金する手続きです。どちらも全銀協フォーマット（全国銀行協会が定めた、銀行に渡すデータの標準形式）で作りますが、ファイルの先頭に入る業務種別コード（データの種類を表す2桁の番号）が違います。総合振込は「21」、給与振込は「11」または「71」、口座振替は「91」です。

ここでは、口座振替データを初めて作るときにつまずきやすい点と、送信前に確認しておきたい手順を整理します。

データを作る前に、済んでいる必要があること

口座振替は、データを作れば引き落とせるものではありません。事前に次の2つが済んでいる必要があります。

• 取引金融機関との口座振替契約：契約時に、口座振替用の委託者コード（金融機関が自社を識別するための番号）が発行されます。振込で使っている委託者コードとは別に発行されることがあるため、振込用の番号をそのまま使わないよう注意してください。
• お客様ごとの「預金口座振替依頼書」の提出と登録：お客様が「この口座から引き落としてよい」と金融機関に届け出る書類です。

依頼書の登録が済んでいないお客様の分は、データを送っても引き落とされません。振替結果で「依頼書なし」などの理由とともに返却されるのが一般的です。データ作成の前に、今回請求するお客様の登録状況を一覧で確認しておくと安心です。

業務種別を「91」に変えるだけでは、口座振替データにならない

振込データと口座振替データは、1行120バイトの固定長（1行の文字数と各項目の桁数が厳密に決まっている形式）という骨格こそ同じですが、データ行の項目構成が一部異なります。振込データの業務種別コードだけを91に書き換えても、正しい口座振替データにはなりません。

逆方向の事故にも注意が必要です。口座振替のファイルを振込用のツールに読み込むと、銀行コードや口座番号、金額の位置がほぼ同じため、エラーなく読み込めてしまうことがあります。そのまま出力すれば、お客様全員へ振り込むデータになってしまいます。

当サイトでは、この取り違えを防ぐためにツールを分けています。口座振替は全銀協標準フォーマット口座振替データ生成ツールで作成でき、振込データのファイルを読み込もうとすると読み込みを中止します。反対に、振込データを作るツールでは口座振替のファイルを読み込めないようにしています。

「新規コード」と「顧客番号」は、金融機関ごとに扱いが違う

口座振替データには、振込データにはない項目があります。迷いやすいのが次の2つです。

• 新規コード：そのお客様の引き落としが初回なのか、口座の変更があったのかなどを表す1桁の項目です。各金融機関の公開資料を見比べると、「0＝その他・1＝初回・2＝変更」とするところ、「1＝初回・2＝変更・3＝その他」とするところ、使わないところ、常に決まった値を入れるところがあり、統一されていません。
• 顧客番号：お客様を識別するための20桁の項目です。数字のみ（右詰めで前を0で埋める）とする金融機関と、英数字を使える（左詰め）金融機関があります。

どちらも、取引金融機関から受け取った仕様書の記載に合わせるのが確実です。口座振替データ生成ツールでは、新規コードの既定値と顧客番号の出力形式を設定でき、お客様ごとに新規コードを変えたい場合は列を対応付けて行ごとに指定できます。

引き落とし先の口座とお客様の名義を確認する

引き落とし先の銀行コード・支店コードは、依頼書に書かれた内容を手入力するため、写し間違いが起きやすい項目です。金融機関名や支店名からコードを調べられる逆引きツールで、実在するコードかどうかを確認しておくと安心です。

また、口座振替の対象を自社の取引金融機関の口座に限っている金融機関も少なくありません。他の金融機関の口座から引き落とせる契約かどうかは、事前に確認しておきましょう。口座振替データ生成ツールでは、引き落とし先の銀行コードが取引金融機関と異なる行に確認事項を表示します。

法人のお客様が多い場合は、顧客リスト上で同じ会社が「株式会社」「(株)」のように別表記で二重登録されていないかも確かめておきたいところです。二重に請求データを作ってしまうと、同じ代金を2回引き落とすことになります。会社名の表記ゆれをまとめて洗い出せるチェッカーにかけると、統合前に候補を確認できます。

引落日と、データの持込期限を確かめる

口座振替には、データを金融機関へ渡す持込期限（引落日の数営業日前など）があり、期限を過ぎると指定した日に引き落とせません。期限の日数は金融機関や契約によって異なります。

引落日そのものが土日祝日に当たっていないか、持込期限が何日になるかは、土日祝を除いて営業日を数えられる計算ツールで、カレンダーを数えずに確かめられます。

振替結果が返ってきたら

引落日の後、金融機関から振替結果（お客様ごとに、引き落とせたか、できなかった場合はその理由）が返ってきます。資金不足などで引き落とせなかった分を再請求する場合、口座振替データ生成ツールでは振替結果ファイルを読み込み、前回の結果を見ながら再請求しない行を削除して、新しい引落日でデータを作り直せます。

ただし、再請求ができる条件や時期は金融機関や契約によって異なります。再請求の前に、取引金融機関の案内を確認してください。

まとめ：振込とは別の手続きとして準備する

口座振替データは、ファイルの見た目が振込データに似ていても、お金の流れが逆で、事前の契約・依頼書の登録や、金融機関ごとに異なる項目があります。「振込の延長」ではなく別の手続きとして、契約内容と仕様書を確認してから作るのが近道です。

ここで紹介したツールはすべてブラウザ内で処理が完結し、お客様の口座情報や請求金額を外部のサーバーへ送信しません。機密性の高いデータでも、安心してご利用いただけます。